Muitas organizações sofrem com a organização de acervo de documentos, acumulados ao longo dos anos, exigidos por processos burocráticos internos e externos à organização, sendo que a maioria das soluções de armazenamento, seja em meio físico, magnético ou digital, não são eficientes na gestão da informação contida nos documentos.

O problema se potencializa, quando se tratam de dossiês que são frequentemente alimentados com novos documentos. Neste caso a organização do acervo se configura como um fator critico de sucesso, onde a desorganização do acervo, o extravio de documentos e a falta de sistemas de apoio, comprometem processos de negócios e, não raramente, se transformam em problemas quando considerados os aspectos legais. Além disso, muitos processos de negócios que exigem documentos obrigatórios ou que necessitam de controle sobre sua vida útil, sofrem com a criação e manutenção destes dossiês.

Buscando criar um meio em que gestores de processos de negócios tenham controle efetivo sobre a documentação, a Sincronica desenvolveu o e-Dossier. O produto, que pode ser classificado como um software ECM, quebrou paradigmas ao propor um modelo de “gestão documental ativa”, ou seja, o sistema controla a organização da documentação digital ao mesmo tempo em que emite avisos sobre todas as pendências relacionadas à documentação física.

No e-Dossier, os documentos, que integram um dossiê, são digitalizados, classificados quanto sua a natureza e os dados importantes são indexados, tornando instantânea a localização dos documentos digitais desejados. Outrossim, de acordo com regras de negócio criadas pelos próprios usuários, o e-Dossier pode controlar os documentos obrigatórios (check-list) e a periodicidade ou vencimento (ciclo de vida) de documentos que precisam ser renovados ou novos documentos que devem ser integrados ao dossiê.

O sistema pode ser utilizado em ambientes centralizados ou descentralizados em uma única estação de trabalho (stand-alone) até uma rede com inúmeras estações de trabalho e a possibilidade de captura distribuída oferece facilidades com a centralização das atividades de processamento, tornando o ponto de captura (filiais) apenas um local para digitalização. Além disso, a transmissão de imagens criptografadas por FTP, com controle de banda, viabiliza a transmissão de imagens através da Internet e reduzem investimentos com links dedicados.

O e-Dossier também inclui um módulo de acesso via Internet onde é possível visualizar os documentos digitais e realizar diversas consultas detalhadas, estatísticas e gráficas, e requisitar operações.

As principais características operacionais do e-Dossier são:

• Interface nativa com diversos escâneres padrão TWAIN
• Distribuição de documentos para complementação em filas de digitação especializadas
• Criptografia dos documentos digitalizados
• Dupla digitação opcional para dados complementados
• Processamento distribuído com controle de fluxo de informações
• Utilização de OCR para classificação de documentos
• Utilização de OCR para reconhecimento de dados ou código de barras
• Aplicação de “Full OCR” no documento para pesquisa de conteúdo
• Trilha de auditoria para operações realizadas no sistema
• Utilização de processos autômatos
• Controle de lista de documentos obrigatórios (check-list) de acordo com o estado do dossiê
• Controle de periodicidade de documentos
• Definição de tabelas, parâmetros e regras de digitação executadas pelo próprio usuário
• Relatórios de pendências de documentos
• Relatórios de documentos vencidos e/ou a vencer
• Acesso via Internet para consulta de documentos digitais

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